El canal de denuncias obligatorio es una realidad para todas aquellas empresas de 50 o más empleados y todas las administraciones y entidades públicas, que deben cumplir con la Directiva (UE) 2019/1937 y la Ley 2/2023, no hacerlo supone quedar expuesto a sanciones importantes.
¿Es obligatorio implantar un canal de denuncias para empresas?
Sí, es obligatorio implantar un canal de denuncias en empresas de 50 empleados o más. De acuerdo a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, también conocida como ley del canal de denuncias, las empresas con 50 o más empleados deben cumplir con la obligación del canal de denuncias e implementar esta herramienta, siguiendo las pautas dispuestas por la normativa.
Además de la normativa mencionada, hay otras leyes que obligan a las empresas a tener implementado un canal de denuncias, como son el Código Penal, que establece el canal de denuncias como disposición del plan de prevención de delitos penales, la Ley de Igualdad dentro de los planes de igualdad, la Ley de Blanqueo de Capitales o la Ley de protección integral de la infancia y la adolescencia para empresas del ámbito deportivo, ocio o educativo que cuenten con la presencia de menores.
Asimismo, cualquier empresa que decida adoptar la norma ISO 37301 sobre sistemas de gestión de compliance, también tiene la obligación de implementar un canal de denuncia.
Del mismo modo, las empresas obligadas a implementar un canal de denuncias también deben designar un Delegado de Protección de Datos obligatorio, ya que deben tenerlo todas las empresas con más de 50 trabajadores que traten datos sensibles o que puedan poner en riesgo la privacidad, seguridad o integridad de los interesados.
¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?
Como hemos señalado, todas las empresas con 50 o más empleados están obligadas a tener un canal de denuncias, independientemente de la actividad que desarrollen o su volumen de facturación.
Plazos máximos para poner en marcha el canal de denuncias
Las empresas obligadas al canal de denuncias tienen los siguientes plazos para implementar el canal de denuncias obligatorio:
- Las empresas con 250 o más trabajadores tuvieron hasta el 13 de junio de 2023 para adaptarse a la normativa.
- Las empresas de 50 a 249 trabajadores tuvieron hasta el 1 de diciembre de 2023 para implementar el canal de denuncias.
¿Qué requisitos indispensables debe cumplir un canal de denuncias empresarial?
Con carácter general, la Directiva Whistleblowing establece los siguientes requisitos para el canal de denuncias obligatorio (se trata de los aspectos mínimos que debe contemplar el canal de denuncias de la empresa):
- Contar con los medios necesarios para asegurar la autenticidad, identidad y confidencialidad del denunciante, del denunciado y los testigos. Para ello se implementarán las medidas de seguridad adecuadas (no muy diferente a las medidas de seguridad que se deben adoptar en protección de datos).
- La información deberá poder almacenarse durante el tiempo que sea necesario para realizar nuevas investigaciones.
- Se podrán hacer denuncias por escrito y verbales.
- Se designará a un responsable autónomo e imparcial para realizar el seguimiento e investigación de las denuncias.
- Se emitirá un acuse de recibo de la denuncia en un plazo no superior a 7 días desde su recepción.
- Solo podrán acceder a las denuncias el personal autorizado.
Además, respecto a los denunciantes se establecen las siguientes garantías:
- Se les proporcionará información y asesoramiento respecto a los procedimientos y recursos a su disposición.
- Asistencia de las autoridades competentes para garantizar su protección frente a posibles represalias.
- Asistencia financiera y otras medidas de apoyo al denunciante, en el marco de un posible proceso judicial.
Respecto a los grupos de empresas, estos deberán tener un régimen común para todas sus sociedades y habilitar un canal de denuncia interno para todo el grupo.
Así mismo, la normativa contempla la posibilidad de contratar el canal de denuncias a través de un proveedor externo, como puede ser un despacho de abogados o una consultoría. Es decir, que las empresas pueden gestionar ellas mismas su canal de denuncias o pueden tener un canal de denuncias externo gestionado por un proveedor, siempre que este cumpla con las condiciones recogidas más arriba y mantenga el contacto con el responsable del canal (que en la mayoría de los casos, será el compliance officer de la empresa).
¿Qué sucede si tu organización incumple la obligación de contar con un canal de denuncias?
La normativa establece diferentes sanciones por no tener un canal de denuncias, por obstaculizar su funcionamiento o la labor de sus gestores, por vulnerar la confidencialidad y el anonimato del canal o tomar represalias contra los denunciantes, entre otras acciones castigadas por el régimen sancionador.
Estas sanciones, que pueden aplicarse tanto a personas como las empresas, pueden alcanzar los 300.000 euros para las primeras, y el millón de euros para las segundas, en su grado de mayor gravedad.
¿Cómo implementar un canal de denuncias en empresas?
Implementar el canal de denuncias obligatorio en la empresa consiste en seguir estos pasos:
- Elegir el tipo de gestión del canal de denuncias, es decir, si será interno o de gestión externa.
- Elegir qué vías de comunicación se van a emplear, siendo lo más recomendable el canal de denuncias digital.
- Nombrar al responsable del canal de denuncias.
- Elaborar el reglamento del canal o la política del canal de denuncias.
- Establecer el método de recepción, gestión, tramitación e investigación de las denuncias.
- Llevar un registro de todas las denuncias recibidas, resueltas y archivadas.
- Nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO).
- Difundir la existencia del canal de denuncias.
Pero si tienes dudas sobre cómo implementar un canal de denuncias en tu empresa o no tienes tiempo para dedicarle o careces de los conocimientos para ello, lo más recomendable es que contrates los servicios de un canal de denuncias de gestión externa con una consultoría, como Igualtat en Xarxa; nuestras profesionales se encargarán de todo el proceso de implementación y de la propia gestión, evaluación y seguimiento de las denuncias recibidas en el canal, así como te ofrecerán asesoramiento jurídico sobre medidas correctoras a adoptar.
Además, un canal de denuncias externo mantendrá una mayor independencia y objetividad a la hora de gestionar las denuncias y recomendar cuál es la mejor forma de actuar para la empresa.